İş dünyasında yükselmek – 1

Yükselmek ve daha iyi seviyelere ulaşmak. Kazancımızı artırmak, ünvanı arttırmak ve diğer şeyler. Kırmızı hap camiasında salık verilen tavsiyelerden biridir kariyerinde büyümek. Ancak her şeyde olduğu gibi bunda da püf noktaları vardır. Toplanın bakalım, bunları konuşalım. 

Eğer meslek seçimini doğru yaptıysan ve ya en azından gerektiği esneklite yaptıysan işin daha kolay. Ancak, sevdiğim işi yapmıyorum, zaruriyetten yapıyorum diyorsan işin biraz daha zor ancak burada senin içinde temel tavsiyeler var. İster severek ister zaruri yapın iş dünyasında yükselmek veya en azından başarılı olabilmek için bilmeniz, uygulamanız ve geliştirmeniz gereken pratikler var. Bunları hiç kimse başından bilerek gelmez, kimisi daha şanslıdır ailede çevrede rol model vardır oradan görmüştür kimisi şanssızdır hiç bilmez ancak nereden gelirse gelsin mutlaka öğrenilmesi gereken şeyler olacaktır. 

Sağlıklı bir temel olması açısından daha önce yazdığım bu iki yazıyı okumadıysan önce bunlara göz atabilirsin. Modern İş Dünyası ve Meslek Seçimi.

İşinizi Yazılı Yapın

Gençler! (Sanki ben yaşlıyım!) mutlaka ama mutlaka yazılı olarak çalışın. İnsanların sözüne güvenmeyin. Söz uçar yazı kalır ve bu böyledir. Yüzünüze gülen, sırtınızı sıvazlayan ya da kendini size aşırı dürüst, iyi niyetli vs gösteren (bakın gösteren diyorum) kişilerle bile yazılı çalışın. Peki bunu nasıl yapıyoruz? 

• E-postalar

İş dünyasında E-postalar yaygın olarak kullanılır. Bu nedenle, size tavsiyem mutlaka kullanmanız. İş arkadaşınız, müşteriniz, bayiniz kim olursa olsun. Sözel konuştunuz anlaştınız arkasından teyit e-postası atın. Yurt dışında buna ben seni böyle anladım epostası da denilir. Kısaca yazılı olarak doğru anlayıp anlamadığınız kontrol ediyorsunuz. Örneğin iş arkadaşınız sizden yetkisi dışında bir şey istedi. Bu sizin hoşunuza gitmedi ve doğru değil. Ancak sizi punduna getirip peşine takmak istiyor. Sizden istediğini e-postayla ona teyit için sorarak gönderiyorsunuz ve “Benden istediğin desteğin bu olduğunu anladım, doğru muyum?” diyerek teyit istiyorsunuz. Böyle durumlarda art niyetli kişiler buna genelde cevap vermezler bu da bir şey yapmanı gerektirmez. 

• Kurumsal Sistemler

Eğer çalıştığınız yerde kurumsal sistemler kullanılıyorsa ki bunlardan kastımız Müşteri İlişikileri Yönetimi Yazılımı, Kurumsal Kaynak Yönetimi Yazılımı …vb Bunları aktif kullanın ve güncel tutun. Kayıtlarınızı doldurun ve takip edin. Yeri geldiğinde çıkarıp göstermek çevrenize ve yöneticilerinize güven verir. 

• Toplantı Notu

Şimdiye kadar hiç yapmadıysam 3000 toplantıya katılmışımdır. Fazlası vardır azı yoktur. Genel gözlemim çoğunluğun bu toplantılara hazırlıksız gelmesi. Toplantının ajandası ne? Neden bu kişiler katılıyor? Kim ne konuşacak? Bunları geçtim not alınmıyor. Bu toplantılar hem verimsiz olur hemde sözel konuşmalara döner. Bu nedenle mutlaka toplantılarda not almanızı tavsiye ederim. Bu not şunları içermeli: Katılımcılar, Toplantı yeri, tarihi ve saati, toplantı amacı, toplantı ajandası, süresi, alınan karar ve görevler bunların sorumluları, takip toplantısı detayı. Teyit e-postasını anlatmıştım değil mi? 

• Whatsapp ve Uygulamalar

Benim işimde eposta ya da kurumsal sistem yok diyebilirsiniz. Örneğin bir belediyede park ve bahçelerden sorumlusunuz. Göreviniz ne olursa olsun yeri geldiğinde yazılı döküman önemli. Burada Whatsapp, Telegram gibi uygulamaları kullanabilirsiniz. Emin olmadığınız hususları bunlar üzerinden sorabilir ve teyit isteyebilirsiniz. 

• Saklayın

Bu yazılı detayların önemli olanlarını mutlaka saklayın. Bunun için Google Drive, Onedrive, İCloud gibi uygulamaları kullanabilirsiniz. Kendi arşivleme yapınızı oluşturup koyabilirsiniz. Böylece ihtiyaç duyduğunuzda bulmanız kolaylaşır. Whatsapp yazışmalarında ekran görüntüsü alıp kaydedebilirsiniz. Bastırıp saklayabilirsiniz ama ben tercih etmiyorum. Klasör vesaire ayarlamanız gerekir aynı zamanda kaybolma ve fiziksel zarar riskleri vardır. Yinede en kötü olabilir. 

Yazılı çalışmak aynı zamanda art niyetli kişiler karşı bir kalkan oluşturur. İş yerlerinde herkez melek değil art niyetli ve bunu çığır açacak şekilde yapanlar da var.  Bu kalkana mutlaka günün birinde ihtiyacınız olur. 

Yapılacaklar Listesi

Günümüzde modern medyanın, sosyal medyanın ve daha birçok odağın bombardımanı altındayız. Okumalıyız, yazmalıyız, dinlemeliyiz ve izlemeliyiz. Geçmişte yaşamış olan atalarımızın bu kadar yoğun bir gündemi yoktu. Bu nedenle yapılacakları unutmamak adına yapmanız gerekenlerin listesini yapmakta fayda var. 

Hayatta başarılı insanlarla başarısız insanları ayıran bazı noktalar var ve bunlardan biride neye öncelik vereceğini bilmek. Ufak bir hesap yapalım: 

• Mesai – 8 saat
• Ulaşım – 1.5 saat
• Öğünler – 3 saat
• Uyku – 8 saat
• İhtiyaçlar ve Temizlik – 1 saat
• İletişim Koordinasyon – 1 saat

Toplam olarak 22.5 saat yapar. Bu ortalama bir çalışanın gününü geçirme durumu. Bu rakamlar herkes için böyle olmayabilir ancak ben örnek teşkil etmesi için paylaşıyorum. Kısaca zamanınız kısıtlı ve her şeyi yapmaya zamanınız yetmez. Başarılı olmak ve ilerlemek için listeleyin ve önceliklendirin. 

Önceliklendirme

İtalyan Ekonomist Vilfredo Pareto ilginç bir şey keşfetti. İtalya’da arazilerin %80’ninin toplumun %20’sine ait olduğunu belirledi ve bunu varlıkla ilgili araştırmalar yaparak yayınladı. Bu prensib oldukça tutuldu ve farklı alanlarda da geçerli olduğu gösterildi. Mesela satışların %80’ni müşterilerin %20’sinden gelmektedir ya da kadınların %80’ni erkeklerin %20’sini ciddi çekici bulmaktadır. Örnekler çoğaltılabilir. 

Peki siz bu prensibi nasıl kullanacaksınız? Haftalık olarak veya tercihinize göre günlük olarak yapacaklarınızı listeleyin. Tavsiyem haftalık olarak liste yapmanız ve hafta içinde listeyi gelişmelere göre güncellemeniz. Akabinde her göreve bir kod düşünelim ve önem sırasına göre: 

• • Acil – Bunlar yapmazsanız kayba uğrayacağınız görevler. Bu görevi ertelemek veya yapmamak size kısa vadede zarar verecekse bu acildir. Örnekler:
    • Haftaya Pazartesi Toplantı var ve rapor sunacaksınız akabinde önemli kararlar alınacak ve gecikmemesi gerekiyor. Burada görev: Toplantıya hazırlık ve raporu tamamlamak. 
    • İşe yeni girdiniz ve banka bilgileriniz istendi. En geç Cuma gününe kadar göndermelisiniz aksi halde sonraki aya sarkacağı size söylendi. Maaşa ihtiyacınız var çünkü kredi ödemeleriniz var. Burada görev: Banka hesap bilgilerini göndermek. 

• Yüksek – Bunlar yapmanız gereken önemi yüksek olan ancak süre olarak vaktinizin hala olduğu görevler. Bunları acilleri tamamladıktan sonra yapmalısınız. Ancak yapmamayı ertelerseniz size zarar verme potansiyeli olan görevler.  Örnek
• • Üç hafta sonra müşteriye fiyat vermeniz gerekiyor. Fiyat içinde iş arkadaşlarınızla toplantı yapıp konuyu netleştirmeniz gerekiyor. Burada görev: Fiyat konusunda toplantı ayarlamak.
    
• Orta – Bunlar yapmak için ciddi zamanınız olan ve yapsanız iyi olacak görevler. Bu görevlerin en önemli özelliği ne zaman yapacağınıza sizin karar verme şansınızın olması. Örnek:
  • Bir ay sonra sistem güncelleniyor. Sizinde güncel haline alışmanız için iki ay içinde bazı örnekleri incelemeniz lazım. Görev: Güncel Sistem Örneklerini İncelemek. 
• Düşük – Bunlar düşük öneme sahip olan ve yapıp yapmama konusunda çoğunlukla kararın sizde olduğu görevler. Yapmazsanız bir zarar göremeyeceğiniz belki bazı şeyleri çıkarabileceğiniz görevler. Örnek: 
  • Kitapçıda gezerken sevdiğiniz bir iş dergisi gözünüze ilişti ve içinde bulunan bir makalenin faydalı olabileceğini düşündünüz. Görev: Dergide İşle ilgili Makale Okumak ve not almak. 

Bu listeyi oluşturduktan sonra zamanınızın %80’ni acil ve yükseklerden başlayarak ilk %20’lik dilimi tamamlamak için kullanmalısınız. Bunu yaptığınızda verimin %80’nini elde etmiş olacaksınız. Diyelim ki 20 göreviniz var. Acil ve Yüksek öneme sahip ilk 4 tanesini tamamlamak size verimin yaklaşık olarak %80’nini sağlar. Peki neye göre? Günlük ise güne, haftalık ise haftaya veya aylık ise aylığa göre. Kalan %20’lik zamanınızla geriye kalan Orta ve Düşük öneme sahip görevleri tamamlamak verimin %20’sini sağlar. Özet olarak örneğe dönecek olursak öncelikli  4 görev verimin %80 oluşturuyor kalan 16 ise verimin %20’sini. 

Bu görsel size eminim bir yerden tanıdık gelmiştir. Bakınız hipergami nedir? Şimdi burada önemli bir şeyi söyleyeceğim. Bunun anlamı görevlerin %80’ni önemsizdir değil. Burada bu zaman diliminde stratejik olarak önemli olanlara öncelik veriyorsunuz ama şunu unutmayın yapmadığınız takdirde geriye kalan bu %80’lik orta ve düşük önemli görevler zamanla en aciller arasına girebilir. Bunları tahmin ediyor ve ilgileniyor olmalısınız. Kısaca önceliklerde zamanla değişme olabilir ve bunu anlayacak kadar esnek olmalısınız. Belkide kadınların önemli çoğunluğunun problemi bu esnekliği hipergami’de anlamamaları ve sanki bu durumun sonsuza kadar süreceğini zannetmeleri olabilir mi? Belki ancak görevlerinizi organize ederken bu hataya düşmemenizi tavsiye ederim. 

İletişim

İş hayatında yükselmek ve hatta toplumda yükselmek için önemli noktalardan biri iletişimdir. Çoğunluğun aksine iyi bir iletişimci olursanız kendinizi daha iyi anlatırsınız ve fikirlerinizi ifade edebilirsiniz. 

İş yaptığınız ve görüştüğünüz kişilere karşı nezaketli olun. Yerinde Teşekkür etmek, rica ederim demek, müteşekkirim demek sizi hafif yapmaz bilakis tercih edilen bir kişi yapar. Tecrübe ettiğim çoğunluk iletişim yetenekleri bakımından zayıftı bu nedenle iletişime odağın fark yaratacağını düşünüyorum. 

Hiç kuşkunuz olmasın iletişim kurarken zor konularda karşınıza gelecek. Bunlardan kaçınmak size fayda sağlamaz ve kaçamazsınız. O konu mutlaka gelir ayağınıza dolanır. Böyle konuları ertelemeyin ve yüzleşin. Karşınızdakini tartın ve rengini öğrenin. Eğer yol ayrımı gerekiyorsa tavsiyem erken olması isabetli olacaktır. Burada kullandığım şu yöntemi tavsiye edebilirim. 

A – Asla Duygusallaşmayın

N – Net Örneklerle Anlatın

E- Empati Kurun

S – Sorularla Netleştirin

A – Cevabınızı Açıklayın

ANESA yöntemi zor konuları konuşmanızı ve doğru bir iletişim kurmanızı sağlayabilir. Fakat karşınızda ki kişi hakaret ediyorsa, aşağılıyorsa veya dalga geçiyorsa orada hemen iletişimi kesmeli ve uzaklaşmalısınız. Böyle bir durumda tavsiyem hakaret edenle bir daha temasa geçmemeniz ve bunu üstlerinize aktarmanız. Eğer bu net saygısız tavra rağmen ve profesyonel davranışınıza rağmen, yapacak birşey yok çekeceksin diyorlarsa o kurumun çalışmak için uygun bir yer olduğunu söylenemez. 

Uygulama – Seviyeli

Kişi1: Projenin yetişeceğini düşünmüyorum. Sizin bu konuda gerekli hassasiyeti gösterdiğinizi görmedim. Endişeleniyoruz. Bu noktada umarız önlemleriniz vardır. 

Kişi2: Geri bildiriminiz için teşekkür ederim (Asla Duygusallaşma). Proje içinde şu an paralel ilerleyen tam beş adet görev paketi var. Her birim birinden sorumlu ve takdir ederseniz bazı detayları netleştirmek için düzenli toplantılar yapmak gerekiyor. Bunun yanında bazı kamu kurumlarından cevaplar alınması da sürenin uzamasında etkili oluyor. (Net Örneklerle Anlatın) 

Gecikmenin size ek bir külfet oluşturacağını biliyoruz ve diğer bağdaşıklı işlerde planlama sorunu oluşturabileceğinin farkındayız. (Empati Kurun)

Bu noktada bize bir tavsiyeniz var mı? Bu alt konuları nasıl hızlandırabileceğimizi düşünüyorsunuz? (Sorularla Netleştirin)

Kişi1: ….

Kişi2: Bu endişenizle alakalı proje ekibini bilglendireceğim ve en kısa sürede bir toplantıyla önerinizin üzerinden geçeceğiz. Şimdiden bir söz veremem ama hızlandırmamızın bir yolu varsa, kullanmaktan memnuniyet duyarız. (Cevabınızı Açıklayın)

Uygulama – Seviyesiz

Kişi1: Projenin yetişeceğini düşünmüyorum. Sizin bu konuda gerekli hassasiyeti gösterdiğinizi görmedim. Endişeleniyoruz. Bu noktada umarız önlemleriniz vardır. 

Kişi2: Geri bildiriminiz için teşekkür ederim (Asla Duygusallaşma). Proje içinde şu an paralel ilerleyen tam beş adet görev paketi var. .. 

Kişi1: Siz zaten hep gecikiyorsunuz, proje çalışmasını nerden öğrendiniz? Bu işler öyle garip garip bakarak olmuyor. 

Kişi2: Pardon, anlamadım? 

Kişi1: Anlamamana hiç şaşırmadım. 

Kişi2: Maalesef, burada görüşmeyi sonlandırmak zorundayım. 

Uygulamalar çoğaltılabilir fakat size fikir vermek adına bu ikisinin yeterli olacağını düşünüyorum. Diğer taraftan, bu pilav daha çok su kaldırır ancak bu yazıyı burada noktalamakta fayda var. Sorularınız olursa üzerinde fikir alışverişi yapalım. 

Yazının devamı için İş Dünyasında Yükselmek 2.

Yazan: Tonyukuk

Share this...