Kendini dün ne olduğunla karşılaştır, bugünkü başkaları ile değil yazısında azar azar daha iyiye gitmekten bahsetmiştik. Bugün bunun pratik uygulamalarından birinden bahsedeceğim : 3 iş kuralı. Bu kuralı ben kendim de iş yaşamımda uyguluyorum o nedenle hakkında bir iki laf edecek kadar tecrübem de var.
3 iş kuralı (Rule of 3) aslında üretkenlik alanından bir kavram. J.D. Meier’in Getting Results in Agile Way kitabından. Hedef planlamayı çok basite indirgeyen bu kuralın uygulaması da basit :
- Bugün bitmeden başarmak istediğin 3 şeyi günün başında yaz.
- Bu hafta bitmeden başarmak istediğin 3 şeyi haftanın başında yaz.
- Bu ay bitmeden başarmak istediğin 3 şeyi ayın başında yaz.
- Bu yıl bitmeden başarmak istediğin 3 şeyi yılın başında yaz.
Pratikte ise gün başında başarmak istediğin sadece 3 şey olmuyor tabii. Öncelikle bitirmek istediğiniz şeyleri hiç ayırt etmeden yazma alışkanlığı edinin. Bu günümüzde basit bir To-Do uygulaması ile çok kolay. Bir işin kafanızdan yazıya dökülmemesi halinde o iş arka planda zihin enerjinizi yiyor.
Kaydettiğiniz ise sonuç olsun, yapılacak şey değil. Örneğin “Mehmet Beyi ara” diye kaydetmeyin. “Mehmet Bey’den faturanın ne zaman geleceğini öğren” diye kaydedin.
Bir kez tüm işleri kaydetme alışkanlığı edindiğinizde yapacağınız yanlış ise her şeyi yapmaya çalışmak. Bunun yerine listeden en önemli ve faydalı 3 işi seçiyorsunuz ve yapıyorsunuz. Başlangıçta elinizde büyük bir liste olacak tabii ve günde 3 iş bitirmek listeyi hemen eritmeyecek. Hatta listeye günde 5 şey giriyorsa liste şişebilir bile. 3ten şaşmamaya çalışın. Zira bir süre sonra düzenli ve azar azar yapmak listeyi eritiyor. Ama illa arttıracağım diyorsanız 4 ya da 5 kuralı uygulayabilirsiniz. Önemli olan sayının az olması ve sabit olması (azar azar ama hergün).
Dönem başı belirlediğiniz 3 başarıya sadık kalmaya çalışın ama eğer daha önemli bir şey çıkarsa onu listeye koyup bir şeyi çıkarmaktan çekinmeyin.
Pareto Prensibi
3 iş kuralı günde sadece 3 iş yapacaksınız anlamına gelmez. Verimlilik açısından 3 işi kesin yapacaksınız anlamına gelir. Vaktiniz varsa diğerlerini de yapabilirsiniz ama bu 3 işi kesin yaparsınız ama diğerlerini yapmayabilirsiniz. Kural Pareto prensibi ile de alakalı.
Pareto prensibine göre yapacağınız işlerin 20%si, üretilen değerin 80%ini üretiyor. Benim okuduğum ve kendi tecrübe ettiğim ise yapılacak işlerin 3’ü değerin 90%ını üretiyor. Benim kendi açımdan günde başarmam gerekenler 8 – 12 ayrı işe bölünebiliyor ve ortalamasına 10 dersek bunların 30%si (3 iş) değerin 90%ını üretiyor. Diğer 7 işi ertelemem çok büyük kayıp değil iken 3 işi ertelemem problem oluyor.
Yine gözlemlediğim bir şey ise toplantılarda sadece bu 3lülerin sonuçlarının hesabını vermem gerektiği. Patronlar bütün yaptıklarımı takip edemiyorlar ve genelde zaten en tepe 30%un hesabını bekliyorlar.
3 iş kuralı uzun yapılacak işler listesinin bunalımını da alan bir şey. Listeye baktığınızda ne kadar uzun olursa olsun siz sadece 3ünü yapacağınız için gereksiz strese girmiyorsunuz.
Hangi 3?
Yapmanız gereken işlerden 3ünü seçme yöntemi basit. Tüm yapacaklar listenize bakın ve bugün yapabileceklerinizi ayırın. Bu listeden şu soruya cevap 3 iş seçin :
Bunlardan hangi 3ünü bugün yaparsam, gün sonunda iyi bir gün geçirdim derim?
Bu soruya cevap 3 tane işi alın. Tabii ki hatalı seçim yapacaksınız ama bir sürü de doğru seçim yapacaksınız ve doğru seçimleriniz azar azar birikecek. Eğer yukarıdaki soruyu hafta, ay ve yıl (ben çeyrek olarak da yapıyorum) bazında da sorarsanız, uzun yapılacak işler listesinin stresi ile uğraşmadan azar azar ama katlanarak gelişirsiniz.